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Come scrivere un report post evento in 10 step

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Non so se lo fai già ( spero di si) ma devi sapere che la creazione di un modello di report post-evento è una parte essenziale del tuo lavoro. Ecco perchè mi fa piacere spiegarti come scrivere il  report post evento in 10 step. Un report dettagliato, infatti, ti darà la possibilità di:

  • avere dei dati analitici fondamentali da fornire eventualmente al cliente per lavorare alla successiva edizione.
  • valutare se la strategia di comunicazione utilizzata ha funzionato oppure no
  • capire quali sono i punti da migliorare e quelli da “tenere”
  • avere preziose informazioni sull’efficacia dell’evento.
  • rivelare alcune tendenze molto interessanti e consentire di prendere decisioni più strategiche per il futuro .

Ti dico subito che scrivere un report post-evento non è una cosa semplicissima. Proprio per questo, ho pensato che potessero esserti utili alcuni consigli e suggerimenti su Come scrivere il report di un evento in 10 step.

#1 Scrivi una sintesi

Riassumi la panoramica dell’evento, il programma, gli speakers coinvolti. Evidenzia i risultati raggiunti. Assicurati che il riepilogo non sia superiore ad una pagina e che i lettori possano scorrere facilmente. Usa elenco puntato, frasi brevi e sottotitoli.

Leggi anche “Come creare una proposta di sponsorizzazione perfetta in 10 step”

#2 Inserisci gli obiettivi

In questa parte inserisci gli obiettivi che ti eri prefissata nella fase di progettazione dell’evento. La definizione degli obiettivi come caratteristica della pianificazione renderà il report post-evento meno impegnativo da comporre (e il tuo evento sarà più semplice da realizzare). Questi obiettivi devono prendere in considerazione un sostanziale ritorno di profitto (ROI).

#3 Racconta il Target

La targettizzazione del pubblico è un punto dati essenziale: raccogli il numero totale di visitatori, sponsor ed espositori con i loro dati demografici. Ti aiuterà a personalizzare gli eventi futuri in base alle tue esigenze di target e a raccogliere statistiche che saranno vitali da mostrare ai tuoi partner in futuro.

#4 Includi sequenza temporale, budget, dettagli della sede, date / orari dell’evento.

Aggiungi i dettagli specifici del tipo di evento. Ad esempio, un report relativo ad una fiera dovrebbe fornire una panoramica delle strategie di progettazione, attività, concorsi ed eventuali gadgets.

#5 Riassumi il feedback dei partecipanti più pertinente ai tuoi obiettivi.

Inserisci tweet, post di Facebook, commenti di Instagram e recensioni di LinkedIn dai partecipanti. Inoltre, invia sondaggi sulla soddisfazione via e-mail.

#6 Descrivi il successo del programma, della struttura e dei relatori dell’evento.

Indica le sessioni e le presentazioni più frequentate e chi le ha ospitate. Spiega come è stata strutturata l’agenda dell’evento e quale sia stata la strategia alla base (ti basterà una frase o due).

#7 Condividi importanti analisi di marketing e KPI rilevanti.

Usa cifre e KPI come il numero totale di post sui social media che utilizzano l’hashtag dell’evento, l’elenco di e-mail e il numero di iscritti e i visitatori unici del sito Web nel corso dell’evento.

#8 Esamina le interazioni con gli  sponsor e i risultati del sondaggio.

Includi dettagli come clic sui link degli sponsor sul sito web dell’evento, utilizzo del codice coupon sponsor e menzioni sui social media.

#9 Valuta le prestazioni e la soddisfazione del personale dell’evento.

I membri dello staff erano troppi o troppo pochi? Il personale dell’evento ha soddisfatto le aspettative? Si sono sentiti supportati dagli organizzatori durante l’evento?

Leggi anche “10 consigli per un brainstroming di successo”

#10 Concludi con idee per gli eventi futuri.

Concludi il report richiamando i risultati principali che hai ottenuto e ricontrolla che ogni idea sia supportata dai dati precisi.

Tips & Tricks

  • Aggiungi infografiche, tabelle e grafici
  • Utilizza strumenti gratuiti come Canva per creare rappresentazioni visive impattanti
  • Incorpora foto, video e clip audio pertinenti per supportare il testo.

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Siciliana D.O.C, cresciuta a tegolini e ciambelloni della mamma, sono una Communication specialist, Digital Thinker e Blogger.
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