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Come gestire gli spazi congressuali

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Durante un congresso medico-scientifico, è fondamentale che la location sia allestita in modo funzionale così da rendere agevole la partecipazione degli ospiti in ogni momento. Allestimenti improvvisati possono creare disagi in fase di registrazione, in sala plenaria o durante le pause. Al contrario, allestimenti funzionali agevoleranno la circolazione dei partecipanti in zone a rischio come l’area degli sponsor o l’area poster.

Mettiti comodo e tranquillo e ti spiegherò come gestire gli spazi congressuali.

Prevedi sempre il sopralluogo

Le planimetrie che ti inviano non sono sempre affidabili e,in alcuni casi, sono incomprensibili anche per gli stessi architetti. Ti consiglio, quindi, di prevedere sempre un sopralluogo (meglio farlo prima di aver bloccato gli spazi) in modo da avere ben chiara la disposizione degli spazi. Ti consiglio di fare anche molte foto così da non dimenticare nulla.

Posiziona il desk informazioni

Sono certa che avrai previsto la giusta segnaletica per fare in modo che i partecipanti sappiano dove andare. Per esperienza personale, ti consiglio di considerare l’idea di posizionare un desk informazioni all’ingresso della location con una hostess che dia tutte le informazioni del caso. Questa soluzione ti eviterà inutili perdite di tempo e potenziali lamentele da parte degli ospiti.

Separa i servizi

Per un’ efficace gestione dei flussi dei partecipanti, è opportuno separare i vari servizi. Ad esempio, il desk delle registrazioni (che sarà allestito fuori dalla sala plenaria) dovrà essere separato dai vari desk informativi e di assistenza.

Prevedi gli spazi adatti per tutte le attività

Sulla base del numero dei partecipanti, dovrai prevedere gli spazi idonei. Una sala plenaria per 500 persone deve prevedere:

Ampi spazi per le aree ristoro
Un’area espositiva molto grande per allestire i vari stand
Un foyer capiente per posizionare vari desk utili per la registrazione

Leggi anche Congresso medico-scientifico: quale format utilizzare?

Area ristoro

Molto spesso non si da la giusta importanza alle aree in cui si consumeranno il coffee break e il lunch ma ti assicuro che è una parte fondamentale nella gestione degli spazi della location. E’ proprio in queste zone che si crea networking tra i partecipanti. Per questo motivo dovranno essere:

Capienti
Facilmente accessibili
Libere da ostacoli architettonici per permettere ai camerieri un servizio agevole
Organizzate in modo da evitare assembramenti

Area ristoro e area espositiva insieme

Ove è possibile, sfrutta il passaggio dei partecipanti unendo nel medesimo spazio area ristoro (dove si consumerà il coffee-break e il pranzo a buffet) e area espositiva. Così facendo tutti quanti dovranno necessariamente transitare davanti agli stand espositivi.

Segnaletica chiara e visibile

Una segnaletica chiara, visibile e comprensibile aiuta la logistica dei partecipanti. Indica sempre la sala, la sessione e l’orario oltre all’area espositiva e area ristoro.

Valorizza tutti gli spazi

In una location troverai alcuni spazi meno comodi di altri, magari perché lontani dagli ingressi o perché alla fine della sala. Potrai utilizzarli aggiungendo un desk informativo o un tavolo di servizio.

E tu, come gestisci gli spazi congressuali?

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Siciliana D.O.C, cresciuta a tegolini e ciambelloni della mamma, sono una Communication specialist, Digital Thinker e Blogger.
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