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Come facilitare l’interazione durante le riunioni virtuali

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Oggi più che mai, le aziende si sono organizzate verso il telelavoro. Tuttavia, se lavori anche tu da casa, sai bene che le difficoltà sono tante. I problemi principali sono la disponibilità e l’efficienza tecnologica ma anche l’impatto sulla cultura aziendale e sulla produttività. E mi viene da aggiungere: le decine di riunioni virtuali durante le quali presentare un progetto, una quotazione o altre attività senza perdere la concentrazione di chi ti ascolta. Quindi, la domanda è: Come facilitare l’interazione durante le riunioni virtuali?

LEGGI ANCHE “Alternativa agli eventi tradizionali? Il Live streaming”

Innanzitutto è fondamentale che ci siano delle regole di base che ti serviranno per costruire le linee guida della riunione:

  • Presentati alla riunione virtuale almeno 5 minuti prima 
  • Accertati che la parte tecnica sia completamente funzionante (video/audio/Wi-Fi) prima della riunione
  • Condividi il video così da aumentare il coinvolgimento
  • Segui l’ordine del giorno delle riunioni virtuali e dai sempre un occhio all’orologio (ho partecipato a web call infinite…)
  • Concentrati e non fare più cose contemporaneamente
  • Incoraggia tutti i partecipanti ad interagire
  • Intervieni se ci si allontana dal tema della discussione

Perfetto, adesso conosci le regole di base per una web call ma a questo punto, ti starai chiedendo : Come facilitare l’interazione durante le riunioni virtuali?

Di seguito ti elencherò alcuni stratagemmi per far interagire i partecipanti alla riunione.

Rompi il ghiaccio e fai sentire i partecipanti a proprio agio
Sii proattivo e crea opportunità per far sentire le persone a proprio agio nel comunicare tra di loro. In base al rapporto che hai con gli interlocutori, puoi fare anche qualche domanda personale (ad esempio, come sta tua figlia o come sta andando il trasloco). Oppure, puoi partire dal brief con cui vi siete lasciati l’ultima volta facendo un recap di quanto concordato. 

Evita le distrazioni
E’ difficile e lo so bene. Io stessa non riesco a stare mai ferma e devo fare 10 cose in contemporanea ma mi rendo conto che non è il massimo durante una web call dove, il multitasking è il principale fattore di distrazione. Ti consiglio, quindi, di:

  • spegnere il cellulare
  • concentrarti sugli argomenti della riunione
  • prendere appunti

In questo modo, gli ospiti saranno più propensi ad interagire con te e con tutti gli altri.

Usa #hashtags
Usa gli hastag per taggare i commenti in base all’argomento. In questo modo è molto più semplice cercare e creare report suddiviso per argomento trattato anziché passare manualmente attraverso un mare di commenti raggruppati insieme. 

Definisci le priorità
Per stabilire le priorità utilizza un sistema di votazione che consenta ai partecipanti di votare le idee e le soluzioni migliori. In questo modo avrai una panoramica di quali sono le idee di tendenza e che meritano maggiore considerazione. 👍🏼👍🏼👍🏼

Abilita commenti anonimi
Consenti ai partecipanti di interagire con l’anonimato; questa modalità aiuterà molti a commentare e condividere punti di vista diversi senza preoccuparsi del giudizio altrui. Puoi farlo utilizzando la Gamification.

Utilizza le Brain Friendly Presentations
Se vuoi mantenere l’attenzione del tuo pubblico e aspettarti la loro interazione, dovrai realizzare presentazioni seguendo la cosiddetta comunicazione Brain Friendly, capace cioè di parlare in modo chiaro e piacevole alle persone, per toccarne le corde emozionali più profonde. Quindi, in poche parole, dai un taglio alle presentazioni in power point lunghissime e piene di parole e concetti ma focalizza l’attenzione su due o tre punti importanti che racconterai attraverso le immagini e lo storytelling evitando “fiumi di parole”.

E tu, quali tecniche usi per far interagire i tuoi interlocutori? Raccontacelo nei commenti 🙂

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Siciliana D.O.C, cresciuta a tegolini e ciambelloni della mamma, sono una Communication specialist, Digital Thinker e Blogger.
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