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Come costruire il budget di un congresso medico

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Il budget è sicuramente lo strumento più importante a tua disposizione che ti permetterà di prendere qualsiasi genere di decisione economico-finanziaria relativamente al progetto che intendi realizzare. Nel budget dovrai includere ogni singola voce di spesa, gli eventuali imprevisti e ovviamente le entrate. Preoccupato? Tranquillo, in pochi step ti spiegherò Come costruire il budget di un congresso medico.

Quando si redige un budget è buona norma prevedere un margine di scostamento – in genere nell’or­dine del 5% – in modo da non trovarsi impreparati nel caso di costi imprevisti.

Il budget disponibile è alla base stessa della realizzazione di un evento e va definito con estrema chiarezza. Per questo è opportuno prendere in considerazione ogni singola voce di spesa e anche gli eventuali imprevisti. La parte dei ricavi, invece, sarà composta dalle voci in entrata: di solito, allestimento stand, quote di iscrizione, sponsorizzazioni.

Leggi anche Come creare una proposta di sponsorizzazione perfetta in 10 step.

In qualità di organizzatore dell’evento, dovrai costruire il budget:

  • Stabilendo delle linee guida adeguate agli obiettivi predefiniti
  • Identificando e stimando le voci di costo e le entrate
  • Preparando un documento di previsione da far approvare
  • Controllando costantemente il budget man mano che l’evento comincia a prendere forma
  • Verificando, e nel caso, aggiornando, le eventuali differenze rispetto alle previsioni iniziali
  • Redigendo un consuntivo alla fine dell’evento
  • Determinando il risultato economico finale.

Tipologie di costi

Innanzitutto, per stilare un budget devi avere ben chiaro quali saranno i costi fissi e quali saranno le spese soggette a variazione. Una volta chiariti gli obiettivi e la tipologia di evento, puoi iniziare ad individuare le spese per ogni macro-area, vale a dire tutte quelle aree operative che andranno a comporre l’evento.

Costi fissi

Sono tali perché non cambiano in base alla dimensione dell’evento, ad esempio:

  • La location e costi dei servizi extra di supporto all’organizzazione.
  • Supporti tecnologici utili alla realizzazione dell’evento
  • Staff dell’organizzazione eventi, ossia i compensi del personale organizzativo
  • Fee dei relatori

Costi Variabili

Sono quelli che cambiano proporzionalmente alle dimensioni dell’evento, ad esempio:

  • Comunicazione e marketing, tutto ciò che riguarda la comunicazione e la sponsorizzazione dell’evento: più l’evento è grande e importante più avrà bisogno di essere sponsorizzato adeguatamente
  • Attività PR
  • Gadget
  • Kit congressuale

Costi diretti

Sono costi legati strettamente al progetto, quindi cambiano a seconda del tipo di evento ma al contrario di quelli variabili sono perfettamente calcolabili sulla base dei preventivi dei fornitori. Alcuni sono:

  • La logistica: ossia le spese di viaggio per i partecipanti e i realizzatori dell’evento.
  • Agenzia di supporto all’organizzazione interna
  • SIAE, se l’evento prevede musica si può dover incorrere al pagamento dei diritti d’autore, per i brani utilizzati
  • Trasferimenti
  • Food & Beverage

Costi indiretti

Molti di questi non sono prevedibili ed è per questo che si deve fare una stima approssimativa. Si tratta di tutti i consumi che si possono avere durante la realizzazione dell’evento:

  • Elettricità per le luci, i computer e altri supporti tecnologici
  • Materiali di cancelleria e altri materiali che possono essere distribuiti ai partecipanti durante lo svolgimento dell’evento. Si possono prevedere in base al numero d’iscritti; tuttavia potrebbero esserci meno partecipanti del previsto.

Sei confuso? No panic! Un breve riepilogo ti aiuterà 🙂

COSTI DIRETTI E INDIRETTI COSTI FISSI E VARIABILI
I costi diretti sono quelli inerenti direttamente all’evento, ad esempio: food & beverage, trasferimenti, strutture, intrattenimento che puoi calcolare sulla base dei preventivi dei fornitori. I costi fissi sono tali perché non cambiano in base alla dimensione dell’evento, ad esempio, la fee dei relatori, l’affitto della location.

 

I costi indiretti andranno quantificati con una tantum poiché sono di natura generica e difficilmente da calcolare, ad esempio: cancelleria, elettricità consumata. I costi variabili sono quelli che cambiano proporzionalmente alle dimensioni dell’evento, ad esempio: i gadget, il kit congressuale, il food &beverage, ecc.

Leggi anche Congresso Medico-scientifico: quale format utilizzare?

Pianificare i flussi di cassa (cash flow)

Il budget, oltre ad essere uno strumento che ti consentirà di costruire il piano delle voci di costo e di ricavo, ti aiuterà a regolare il sistema delle entrate e delle uscite monetarie (cash flow).

Una errata gestione del flusso di cassa ti porterebbe ad una situazione di insolvenza che non ti consentirebbe di onorare gli impegni presi con conseguenze negative sulla tua reputazione e rischiando il successo dell’evento.

Cosa fare per evitare tutto questo? Quali misure adottare per una corretta gestione della liquidità a disposizione? Semplice!

  • Concorda con i tuoi fornitori delle condizioni di pagamento che ti permettano di utilizzare le entrate legate all’evento.
  • Amministra in modo parco i fondi raccolti in modo da poter pagare i fornitori nei tempi concordati.

Va da sé che tutto questo dovrà essere accompagnato da un’attenta pianificazione finanziaria quindi, dovrai:

  • Preparare un file excel con tutti i movimenti in entrata e in uscita
  • Fare molta attenzione alle fatture in arrivo
  • Negoziare con i fornitori pagamenti alla fine dell’evento.

Formato del budget

Il budget viene creato normalmente con un file excel che ti permette di inserire delle formule in grado di controllare, senza margini di errore, se la tua pianificazione finanziaria sta andando nel modo giusto. Una valida alternativa potrebbero essere i software gestionali per eventi che trovi su internet a dei prezzi accettabili.  Navigando su Internet, troverai tanti template gratuiti.

I costi da inserire

Durante la fase di progettazione di un congresso (o di un qualsiasi evento) non bisogna tralasciare nulla ma, al contrario, bisogna fare molta attenzione al minimo dettaglio, soprattutto quelli relativi ai costi. Quest’ultimi dovranno essere inseriti nel budget così da avere una panoramica completa della situazione finanziaria ed evitare spiacevoli sorprese. Di seguito ti elenco una serie di costi comuni alla maggior parte dei congressi.

Location
Il costo più impattante dell’intera organizzazione; comprende affitto della sala plenaria, eventuali salette per workshop, attrezzatura tecnica (audio, video, luci), traduzione simultanea, regia.

Food & Beverage
Welcome coffe, coffee break, pranzo, aperitivo rinforzato, cena.

Ospitalità
Struttura alberghiera per board scientifico, relatori e discenti.

Trasferimenti
Biglietteria aerea e ferroviaria, rimborso per carburante (per coloro che raggiungeranno la sede congressuale con la loro auto), servizio navetta/taxi da e per l’aeroporto/stazione ferroviaria.

Personale
Fee relatori, hostess, tecnici esterni, segreteria organizzativa, Provider.

Comunicazione
Web site, Web APP, Save the date e invito, Social kit (un numero di post per promuovere l’evento),

Materiale cartaceo
Programma, Roll-up evento, segnaletica, badge, attestati di partecipazione (prevedere anche i costi di progettazione grafica, stesura testi, stampa e spedizione)

Kit congressuale
Borsa/zaino brandizzato, block-notes, penna, gadget.

Se segui alla lettera i miei consigli, non potrai sbagliarti 🙂 Ho organizzato moltissimi congressi medici e ti assicuro che non sono così complicati come sembrano; quello che conta è essere precisi e molto attenti.

Se hai domande, non essere timido/a 🙂 Sono felice di aiutarti.
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Siciliana D.O.C, cresciuta a tegolini e ciambelloni della mamma, sono una Communication specialist, Digital Thinker e Blogger.
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