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9 trucchi per organizzare un evento con un piccolo budget

9 trucchi per organizzare un evento con un piccolo budget
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Quante volte vi siete trovati a dover organizzare degli eventi con un budget limitato? A me, svariate volte e ogni volta ne sono uscita molto provata. E’ sicuramente più difficoltoso, perché bisogna avere la massima attenzione ai costi, ma, come vi renderete conto, non è impossibile.

Vi ho incuriosito? Mettetevi comodi e scoprite i 9 trucchi per organizzare un evento con un piccolo budget.

1. Prenotate con anticipo la sede dell’evento

La location è fondamentale perché, probabilmente, sarà tra le voci di costo più impattanti del vostro budget e dovrà essere considerato nelle prime fasi del processo di pianificazione. Trovare un luogo adatto è già difficile da solo e non sarà più facile con un budget limitato o sostenendo costi di prenotazione dell’ultimo minuto. Quindi, è indispensabile pianificare in anticipo, scegliere saggiamente la struttura e prenotarla al più presto, scegliendo con cura la posizione, l’accesso, tipologia e le date.

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2. Location e costi di trasporto

Avete davvero la necessità di organizzare i transfer per gli ospiti o potete ovviare al problema scegliendo una location walking distance dalla stazione?

Naturalmente, dipenderà dal tipo di evento che state organizzando e dalla location scelta, ma se il vostro budget è limitato, va da sé che i costi di trasporto e alloggio possono rivelarsi enormi. Cosa fare? Valutate una struttura che si trovi a non oltre 8 minuti (a piedi) dalla stazione ferroviaria.

Leggi anche I 6 errori più frequenti nella pianificazione di un evento

  1. Food & beverage

A meno che il vostro evento non sia legato al cibo, direi che potete tranquillamente optare per delle soluzioni di buon gusto e allo stesso tempo economiche ma senza focalizzarsi sul cibo. Se avete un budget limitato, potrebbe essere una bella opportunità offrire agli ospiti delle soluzioni alternative e sfiziose.

Qualche esempio? 

  • Standing up buffet 
  • Cocktail rinforzato
  • Salad bar
  1. Passate al digitale e riducete i costi di stampa

Al giorno d’oggi ci sono molte alternative al materiale cartaceo che, nel caso degli inviti, oltre alla stampa, dovrà comprendere anche l’invio agli ospiti. Quindi, invece di un invito da spedire, proponete una mail o un save the date che contenga un messaggio teaser in grado di incuriosire gli ospiti oppure integrate la mail con un mini video di presentazione dell’evento o l’intervista di uno dei relatori. Risparmierete tanti soldini e la natura vi ringrazierà.

Ma come ben sapete, la tecnologia può facilitare la gestione e la pianificazione dell’ evento in tantissime fasi di realizzazione. Quali? Facile, ad esempio la registrazione degli ospiti, la visualizzazione dei programmi, la condivisione di informazioni sull’evento e dei dintorni. Prendete in considerazione anche la creazione di un sito Web specifico per l’evento ottimizzato per dispositivi mobili o un‘ App per eventi. Tranquilli, non dovrete vendere un rene 🙂 Sul web troverete molte App con abbonamento mensile. 

  1. Siate flessibili e creativi

Focalizzate l’attenzione sulle spese individuate così sa capire dove potete permettervi di essere più flessibili e creativi. Inoltre, non incaponitevi su idee o situazioni che vedreste bene per il vostro evento ma che probabilmente non potrete permettervi. Aprite la mente e siate disponibili a soluzioni alternative e creative.

Vi interessa scoprire quali sono  9 trucchi per organizzare un evento con un piccolo budget? E allora, continuate a leggere 🙂

  1. Parola d’ordine: negoziazione

Negoziate sempre e comunque! Non vergognatevi di negoziare con la struttura scelta, con l’albergo, il catering e vari fornitori. Siamo tutti sulla stessa barca, quindi se riuscite a risparmiare su qualche voce di spesa non può che essere positivo per il budget finale.

Valutate i pacchetti che possono offrirvi i fornitori; questo può sostanzialmente ridurre alcuni costi. Qualche esempio? La sede prescelta potrebbe essere in grado di offrirvi tutti o la maggior parte dei servizi di cui avete bisogno con un costo nettamente inferiore rispetto a quelli proposti dai singoli fornitori.

Occhio a quelle location che vi obbligano ad utilizzare i loro servizi (come ad esempio il catering)  poichè potrebbe far lievitare notevolmente i costi.

7. Partnership

Per organizzare un evento con un piccolo budget è fondamentale la collaborazione con fornitori fidati. Provate ad attuare con qualcuno di loro quello che in gergo si chiama “scambio merce”. In poche parole potete proporgli un’opportunità di visibilità in cambio di servizi o di una riduzione dei costi.

8. Free tools

Esiste una moltitudine di strumenti gratuiti che possono aiutarvi a gestire l’evento e a promuoverlo. Per quanto riguarda la promozione, non dovrete spendere grosse cifre poiché potete utilizzare gli strumenti ADV dei social con cui  pubblicizzare l’evento gratuitamente o spendendo cifre irrisorie.

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9. Piccoli costi crescono

Non dimenticatevi di tenere traccia di tutte le spese, anche quelle molto piccole. Questo è l’unico modo per avere un’idea chiara di quanto costerà l’evento. Più piccolo è il budget, meno spese dovrete avere.

Assicuratevi di essere pienamente consapevole di tutti i costi aggiuntivi prima di firmare i contratti con la sede e i fornitori. Tendono a spuntare solo nella fatturazione finale con una cifra sorprendente. Controllate, controllate,controllate.

Avete organizzato un evento con un piccolo budget? Raccontatecelo nei commenti.

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Siciliana D.O.C, cresciuta a tegolini e ciambelloni della mamma, sono una Communication specialist, Digital Thinker e Blogger.
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